(سازماندهی SEIRI، نظم و ترتیب SEITON، پاکیزه سازی SEISO، استاندارد سازی SEIKETSU، انظباط SHITSUKE )

5S

موفقیت در کار هیچگاه یک اتفاق یا حادثه نیست ، بلکه از طریق تلاش های یک مدیر صادق و قابل انعطاف تحقق می پذیرد.

5S ایده ای تا همین اواخر به عنوان حرکتی جزئی و کم اهمیت در زمینه تولید و بهره وری بشمار می رفت وآن را صرفا" جالب ، اما نه ضروری، در نظر می گرفتند. ولی امروزه مدیریت دیدگاه خود را نسبت به 5S  تغییر داده وآن را محور تفکر و فلسفه خود قرار داده است ، امروزه 5S روشی کلیدی در مدیریت و در واقع برنامه ای برای مشارکت همه جانبه تمامی کارکنان است.

5S  یک رویکرد قدم به قدم برای تمیز کردن و ساماندهی محیط کار است و نقطه شروع بهبود بهره وری و کیفیت به خصوص در صنایع ساخت و تولید به شمار می رود . نتایج زیر از گسترش فعالیت های 5S متصور است:

٭ محیط کاری تمیزتر و سامان یافته تر خواهد بــود.

٭ عملیات روزانه افراد ساده تر و ایمن تر انجام خواهد یافت.

٭ نتایج برای همه قابل رؤیت خواهد بود. بنابراین امکان ارائه ایده های جدید و بیشتر در امر بهبود وجود دارد.

فعالیت های 5S. یک رویکرد اساسی برای ایجاد فرهنگ مثبت و منضبط کاری در سازمان می باشد و مزایای محسوسی همانند مشارکت بیشتر افراد، افزایش تعداد پیشنهادات، استفاده بهتر از فضا، کار در جریان و موجودی های کمتر، جریان بهتر و روان تر عملیات، نرخ های پایین حوادث ، خرابی ها و دوباره کاری ها و 5S  را به همراه دارد. برای بکارگیری موفق 5S. و ایجاد مدیریت بهره وری باید موارد ذیل را بطور مناسب مورد نظر قرار داد:

٭اعتقاد به کار گروهی و مداوم برای بهبود

٭اعتماد متقابل بین مدیریت و کار کنان

٭ وجود رهبری و مدیریتی توانا و لایق برای ایجاد تغییر

٭ همکاری و مشارکت کارکنان

٭ برقراری سیستم ارتباطی موثر در سازمان

٭ تناسب تغییرات با توان و امکانات سازمان

٭ برقراری سیستمهای پاداش و سهیم کردن افراد در منافع حاصل از بهبود

٭ امنیت شغلی و ایجاد شرایطی که شغل کارکنان بخشی از زندگی آنها باشد

٭ آموزش مداوم سطوح مختلف افراد سازمان

هر مدیر خلاق به منظور توانمند سازی کار کنان و بالفعل ساختن استعداد های آنها در محیط کار در جهت ارایه خدمات و افزایش کارایی آنها، لازم است موارد ذکر شده را جزء اولویت های کاری سازمان قرار دهد چرا که موفقیت کاری یک مدیر تا حدود زیادی به میزان اهمیت و توجه او به این نکات بستگی دارد. همچنان که مدیر کل یک شرکت بزرگ آمریکایی می گوید: تمام داراییهای من را بگیرید، اما همه افراد سازمان را در اختیارمن قرار دهید ، در عرض پنج سال تمام این دارایی را به شما بر میگردانم. موفقیت در کار هیچگاه یک اتفاق یا یک حادثه خوشحال کننده نیست، بلکه از طریق تلاش های یک مدیر صادق و قابل انعطاف تحقق می پذیرد، بنابراین 5S  تجسمی از تواناییهای افراد در مشارکت همه جانبه است و به همین دلیل است که از 5S  به عنوان شاخصی از میزان کارایی مدیریت شرکت ها و سنگ ترازویی برای سنجش میزان  شرکت همه جانبه کارکنان آنها نیز یاد کرده اند.

اکنون پس از بررسی ضرورت اجرای... در امر مدیریت و محیط کار لازم است که این اصول بصورت دقیق مشخص گردد. 5S بطور کلی عبارتند از : ساماندهی، نظم و ترتیب، پاکیزه سازی، استاندارد سازی، انضباط.

پاکسازی: از دیدگاه 5S ساماندهی به معنای تشخیص ضروری از غیر ضروری، اتخاذ تصمیمات قاطع ، اعمال مدیریت اولویت ها برای رهایی از غیر ضروری ها از طریق شناسایی و حذف علل و عوامل آنها در همان مراحل اولیه و پیش از تبدیل شدن آنها به مشکلات واقعی است.

نظم وترتیب: یعنی قراردادن اشیاء درمکان های مناسب یا به ترتیب مطلوب، به نحوی که بتوان ازآنها به بهترین وجه استفاده کرد. نظم وترتیب راهی است برای یافتن وبکاربردن اشیاء مورد نیازبدون انجام جستجو های بیهوده نکته اصلی دراینجا استفاده ازمدیریت کارکردی وحذف جستجو است. هنگامی که هرچیز باتوجه به کارکرد آن وبا درنظرگرفتن کیفیت وایمنی کاردرجای مناسب ومشخص قرارداشته باشد، محل کار همواره مرتب خواهدبود.

نظافت: در معنای عام کلمه ، همان تمیز کردن اشیاء است. از دیدگاه 5S. پاکیزه سازی عبارت است از دور ریختن زواید و پاکیزه کردن اشیاء از آلودگی ها و مواد خارجی . پاکیزه سازی از دیدگاه 5S. نوعی بازرسی است.  بدین ترتیب، بازبینی و پاکیزه سازی محیط کار برای حذف آلودگی هاو زواید، موضوعات عمده و مورد تاکید در پاکیزه سازیند. با وجود این، پاکیزه سازی تنها ، اخیرا" به جایگاه و اهمیت روز افزونی که شایسته آن است نائل شده است. کیفیت بالاتر، دقت بیشتر و تکنولوژی های پردازشی بهتر، سبب گشته که کوچکترین جزئیات نیز ، تاثیری حیاتی و سرنوشت ساز در کارها داشته باشند به همین دلیل باید در پاکیزه سازی کامل و فراگیر محل کار بسیار سخت گیر و مصمم بود.

استاندارد سازی:  تاکید اصلی در استاندارد سازی ، متوجه مدیریت دیداری و استاندارد  کردن مقررات است. با استفاده از نوآوری و مدیریت دیداری ، شرایط و اوضاع در محیط کار به نحوی کنترل می شوند که می توانید با سرعت و دقت مطالعه کنید. مدیریت دیداری اخیرا" به عنوان  وسیله ای موثر دراجرای کایزن (پیشرفت دائمی) مورد توجه واستفاده گسترده قرارگرفته است واکنون ازآن برای نظارت برتولید، ایمنی وتقریبا" هرچیز دیگر استفاده میشود.

آموزش و فرهنگ سازی: درمعنای عام عبارت است ازآموزش وتوانایی برانجام وظیفه هرچند که این وظیفه کاری دشوارباشد. ازدیدگاه انضباط به معنی ایجاد( یا برخورداری) توانایی لازم برای انجام اموربه شیوه مطلوب وموردنظراست. نکته اصلی دراینجا شکل دهی وایجاد عادات صحیح به جای عادات نادرست است. این کار را باید ازطریق آموزش شیوه ای درست وکارهای لازم به افراد وتمرین دادن آنها دراین زمینه انجام داد. این تمرین ها ازطریق وضع مقررات وپیروی ازآنها صورت میگیرد.

بدین ترتیب هرمدیری با اجرای این اصول به شیوه درست می تواند رفتار سازمانی کارکنان را تنظیم نموده و برای بهبود کیفیت کاری سازمان قدم بردارد لذا اجرای دقیق کمک می کند که بسیاری از مشکلات را از پیش پا برداریم همچون یک آئینه منعکس کننده عادات والگوهای رفتاری بوده وعدم رعایت آن نشانه ای ازتنبلی و رخوت فکری است.

منابع :

1- سازماندهی فعالیتهای بهبود وبهره وری، تالیف میرداود اوجاقی.

2- پنج اصل برای دستیابی به کیفیت عالی درمحیط کار، نوشته تا کاشی اوسادا.

3- سیزده اشتباه مهلک مدیران وطریقه اجتناب ازآنها، نوشته داییلواستیون بران